1. Planlegge medvirkning
Planlegging er superviktig for å lykkes med en medvirkningsprosess! Her har vi funnet flere verktøy for denne fasen, husk at ingen prosess er lik og du må velge det verktøyet som passer dine behov.
Formål med medvirkningen
Hvorfor skal du involvere innbyggere? Hva vil du oppnå? Hvem skal du involvere? Først når du har stilt deg disse spørsmålene kan du planlegge hvilke metoder og aktiviteter som kan passe din prosess.
Planlegg prosessen
Her er en prosessplanlegger fra Lent den hjelper deg å huske på viktige elementer når du skal planlegge for en prosess med innbyggere. Den kan du fylle ut alene eller i arbeidsgruppen.
Sett rammer for medvirkning
Hva skal aktørene medvirke om, hva er rammene for medvirkningen og hva har de reell medvirkningsmulighet til? Alle prosesser har rammer, det kan være økonomiske rammer, fysiske rammer, juridiske rammer og politiske rammer. Disse rammene kan sette begrensninger for hva innbygger kan medvirke på. Det er viktig å tydeliggjøre disse rammene slik at alle som blir involvert kjenner til dem.
Hvor vi er i prosessen setter også rammer for hvordan vi involvere innbyggere.
Kartlegg interessenter
Hvem trenger vi å inkludere i en medvirkningsprosess? Er det noen grupper eller institusjoner i lokalmiljøet som kan påvirke eller kan bli påvirket av planprosessen? Interessentanalyse er et hjelpemiddel for å tenke bredere og få oversikt over mulige interessenter du bør involvere.
Medvirkning med barn og unge
Barn og unge er en sårbar gruppe som vi spesielt skal ta hensyn til. Når vi medvirker med barn og unge er det viktig å tilpasse metodene og sette seg selv i barnehøyde. I tillegg er det en del særskilte krav som gjelder når vi samarbeider med barn, for eksempel innhenting av samtykke. For tiden gjennomfører vi i Asker kommune ikke digitale barnetråkk på grunn av uløste spørsmål rundt personvern.
Asker kommune har en egen sjekkliste for å sikre barn og unges rettigheter i plansaker. Her finner du også tips til medvirkning med barn:
- Sjekkliste for barn og unges rettigheter i plansaker
Trenger du tips til andre metoder eller hvordan du skal medvirke med barn og unge kan du lese mer i Barneombudets medvirkningshåndbok:
2. Gjennomføre medvirkning
Når dere har funnet ut formål og interessenter kan du tenke på hvilke aktiviteter og metoder som kan passe for å oppnå det du ønsker. Det finnes mange måter å gjennomføre medvirkning på og det kan være flere metoder eller aktiviteter som passer din plan. Her har vi samlet noen verktøy og lenker til verktøykasser som du kan bli inspirert av.
Tilpass metoder og verktøy
Velg medvirkningsmetoder og verktøy som passer til målgruppen og sammenhengen. Dette kan inkludere møter, workshops, spørreundersøkelser, digitale plattformer og lignende. Husk å ta hensyn til deltakernes behov og forutsetninger, som for eksempel tilgjengelighet, språk og kompetanse.
Informer og engasjer
Gi deltakerne tilstrekkelig informasjon og støtte for å kunne delta aktivt og meningsfullt i prosessen. Dette kan innebære å gi bakgrunnsinformasjon, opplæring, veiledning og ressurser.
Skap en åpen og inkluderende atmosfære
Legg til rette for en konstruktiv og respektfull dialog, der alle føler seg velkomne og verdsatt. Det er viktig å anerkjenne og respektere ulike synspunkter, erfaringer og interesser.
Sjekk ut Akershus fylkeskommune sin veileder for medvirkning, de har samlet en del metoder og teknikker for medvirkning:
Kjøreplan
Når du skal involvere interessenter bør du ha en god kjøreplan for aktiviteten slik at du stiller godt forberedt:
Oppvarmingsøvelser
Skal du ha et arbeidsverksted eller samling kan det noen ganger være fornuftig med noen øvelser som bringer folk sammen og skaper god stemning. Her er noen eksempler på oppvarmingsøvelser:
Noen eksempler på metoder for medvirkning
Se eksempler for hvordan medvirkning kan gjennomføres.
3. Dokumentere og evaluere
Råd og huskeliste etterkant av metodene.
Dokumenter medvirkningen
- Dokumentasjon handler om å håndtere og synliggjøre det som kom frem i medvirkningsaktiviteten. Innspill og meninger må gjengis sånn at deltakerne kjenner seg igjen.
- Relevant kunnskap, erfaring og innsikt fra medvirkningsaktiviteter skal også deles med Asker kommune, og kan brukes som en del av kunnskapsgrunnlag for andre prosesser.
Huskeliste:
- Dokumenter underveis ved gjennomføring av medvirkningsaktiviteter
- Husk personvernregler (GPDR) – be om tillatelse til å ta bilder eller film og evt. deling på forhånd
- Oppsummer viktigste funn umiddelbart etter medvirkningsaktivitet
Gi tilbakemelding
Følg opp og gi tilbakemelding: Hold deltakerne informert om fremdriften og resultatene av medvirkningsprosessen. Gi tilbakemelding om hvordan deres bidrag har blitt brukt og hvilken innflytelse det har hatt på beslutningene som er tatt. Dette kan gjøres ved å sende det til deltakere, eller legge det på en egnet nettside.
Evaluere
Vurder medvirkningsprosessen og lær av erfaringene for å forbedre fremtidige prosesser. Dette kan innebære å samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne og analysere hva som fungerte bra og hva som kan forbedres.