Våre forventninger til medvirkning i arealplaner

Medvirkning gir en effektiv prosess!

Det er stor verdi av tidlig medvirkning i en planprosess. Medvirkning skal nettopp gi merverdi for alle som er involvert. Både for de som deltar, for oss som kommune, deg som forslagsstiller og for selve prosjektet:

• I Asker er vi opptatt av at innbyggerne skal være med å utforme lokalsamfunnene. Både kommunen og du som forslagstiller må derfor forstå lokale behov, forankre fremtidige endringer og engasjere innbyggere og nøkkelaktører.
  Medvirkning vil være et punkt på agendaen i alle møter du har med oss i kommunen. Tar du medvirkning på alvor vil det bidra til at vi får effektive og gode planprosesser sammen.
• Innbygger skal sitte igjen med at de får påvirke omgivelsene sine, får eierskap til lokalsamfunnet sitt, får behovene sine dekket og ivaretatt.
• Stedet (prosjektet) skal bli best mulig for flest mulig.

Tre faser for medvirkning

Denne veilederen er for forslagsstillere som skal utarbeide arealplaner i Asker kommune. Veilederen er delt inn i tre faser for medvirkning. 

Fase 1: Medvirkning før du sender inn planinitiativ

I stedsanalysen som skal lages ved planinitiativ, er det sosiokulturelle en viktig faktor for å få helhetlig stedsforståelse. Derfor er medvirkningen som du må gjøre i tidligfase en viktig del av stedsanalysen.

Før du begynner å lage et planinitiativ, trenger du innsikt og lokalkunnskap fra de som bor i eller bruker området. Innsikten vil gjøre det enklere å utvikle planer som både ivaretar behov, mobiliserer ressurser og realiserer stedets muligheter.

Det er mye du må sette deg inn når du skal lage et planinitiativ:

• kommunens overordnede planer og regler for området
• politiske strategier og føringer for området
• potensielle brukere og naboer sine interesser og behov
• tidligere innsikt og medvirkning fra annet planarbeid i området
• stedets fysiske begrensninger og muligheter

Forstå potensielle brukere og naboer sine interesser og behov

For å lage et godt planinitiativ må du som utbygger forstå stedet og menneskene som skal bruke det. I denne fasen er det fokus på å skaffe seg lokalkunnskap så tidlig i prosessen at det vil ligge som et godt grunnlag når man utarbeider forslaget.

Her er noen eksempler på metoder, men det finnes mange måter å gjøre det på. Du må velge den metoden som passer prosjektet, stedet og menneskene.

Noen metoder for å samle bred innsikt:

• dybdeintervju
• seniortråkk
• digital spørreundersøkelse
• observasjon

Vurder dette før du sender inn initiativet:

Hvordan viser planforslaget en forståelse for:

1. Hvem er det som bor i området nå og hvem er potensielle nye beboere som skal bruke dette området? Kartlegg hvem som blir berørt av et planarbeid og hvordan disse bør involveres.
2. Hvilke spesielle målgrupper tar forslaget hensyn til? Har grupper med behov for særskilt tilrettelegging blitt vurdert? Dette kan være barn og unge, eldre, minoritetsgrupper og mennesker med funksjonsnedsettelser.
3. Hva trenger de som bor her? Hvilke kvaliteter tilfører prosjektet til lokalmiljøet?
4. Hvilke spesielle kvaliteter ved stedet bør gjenspeiles i forslaget?
5. Hva kan oppleves som utfordrende for innbyggere i dette prosjektet?

Fase 2: Medvirkning før planforslaget er komplett 

Når du skal lage en ny reguleringsplan, trenger du god dialog med innbyggerne. I denne fasen er det to mål med medvirkningen:

1. å gi god informasjon ut og spre kunnskap om arbeidet dere er i gang med
2. å komme i dialog med berørte og få justert forslaget til ny reguleringsplan etter innspillene dere får

Spre informasjon og kunnskap (varsel om oppstart)

Naboer, interessenter og berørte skal få informasjon om at dere skal lage en ny reguleringsplan. De som mottar informasjonen skal forstå hva som skal skje og hvilke konsekvenser det kan få for omgivelsene. Husk å oppsøk berørte innbyggere der de er og gi tydelig informasjon om hvordan de skal kunne si sin mening om forslaget.

Noen metoder for informasjon og kunnskapsformidling:

• åpne informasjonsmøter
• informasjon, kampanjer og plakater i relevante medier og steder
• åpen kontordag

Bruk klart språk

For å få gode innspill og for å unngå misforståelser og unødvendige konflikter, må du ha et godt innhold, tydelig budskap og bruke et klart språk.

Asker kommune har disse prinsippene for klart og forståelig språk:

• Vær bevisst hvorfor du skriver, og hvem du skriver til
• Legg til rette for både kjapp og grundig lesning med det viktigste først, tydelige overskrifter, mellomtitler og punktlister
• Få fram ansvar og roller med et aktivt språk. Bruk du, dere og vi når det passer
• Skriv så flest mulig forstår. Bruk et konkret og oppdatert språk. Forklar fagord og forkortelser om du må bruke dem.

Tydeliggjør handlingsrommet for medvirkningen 

En planprosess har ofte tydelige rammer og mål for prosjektet. Dette kan være hva som skal bygges, økonomi og overordnende kommunale planer.

I innbyggerdialogen er det viktige å være tydelig på hva handlingsrommet for medvirkningen faktisk er. Vær ærlig og ha transparente prosesser! For eksempel, prosjektet må ha nok boliger for å kunne realiseres, men plassering og innhold i uteområder eller utforming av byggene kan være gjenstand for medvirkning. 

Ta imot innspill og juster forslaget videre

I denne fasen skal berørte parter kunne påvirke den nye reguleringsplanen, det betyr at planen fortsatt skal være mulig å endre på. Innspill som kommer sent i prosessen er ofte vanskeligere å ta hensyn til på en god måte. Derfor er et godt arbeid tidlig i prosessen ofte utslagsgivende på hvor mange innspill og hvor mye konflikt som oppstår med utarbeidelse av nye reguleringsplaner.

Metoder for dialog, innhenting av innspill og utvikling av forslaget for ny reguleringplan:

• idédugnad
• åpent kontor

Vurder dette før du sender inn forslaget

• Kan innbyggere som ha medvirket til planen kjenne igjen sine behov i forlaget?
• Er prioriteringer som har vært omstridt eller går på tvers av innbyggerønsker godt begrunnet og forklart?
• Hva må vi bestemme nå og hva kan de faktiske brukerne selv være med å påvirke i byggeprosessen?

Fase 3: Medvirkning i høringsperioden før planen blir vedtatt

Dersom du har jobbet godt med medvirkning gjennom prosessen, er det større sjanse for at planen blir godt mottatt i høringsfasen av berørte parter.

Metoder i høringsfasen:

• modellutstilling
• åpen kontordag

Når planen er vedtatt - livet før byggene

Nå er planen vedtatt, og medvirkningen skifter fokus fra å forstå stedet og innbyggerne, til å motivere og forberede innbyggere på det nye endringene. Planen må formidles på en enkel og visuell måte til alle som er interessert.

Selv om rammene satt, er det viktig å opprettholde den gode dialogen med berørte parter og fortsette med å involvere innbyggere der det er mulig.

Ressursbank

Her finner du tips, verktøy og eksempler som kan hjelpe deg å gjøre god medvirkning. 

• Ressursbank