Overordnet beredskapsplan

Formål og virkeområde

«Overordnet beredskapsplan for Asker kommune» beskriver hvordan beredskapen i kommunen er organisert ved uønskede hendelser som er av en karakter som krever sentral koordinering og ledelse.

Formålet med planen er at kommunen skal ha en beredskapsorganisasjon som trer i kraft, helt eller delvis, ved uønskede hendelser hvor den ordinære linjeorganisasjonen alene ikke er tilstrekkelig for å redusere konsekvensene av hendelsen, opprettholde kommunale tjenester og normalisere situasjonen.

Kommunen har organisert håndteringen av kriser og uønskede hendelser i tre nivåer, med etablering av kriseledelse og krisestab på strategisk nivå som trer i kraft når bestemte vilkår er oppfylt.

Planens virkeområde er samtlige tjenesteområder i Asker kommune og er bestemmende for organiseringen og utøvelsen av områdenes krisehåndtering.

Planen beskriver hvordan strategisk nivå skal støtte kommunens tjenesteområder med overordnet koordinering av tiltak og kommunens ressurser for å verne om liv og helse, miljø, samfunnsfunksjoner og materielle og immaterielle verdier.

Overordnet beredskapsplan har egne dokument som detaljerer videre håndtering. Tjenesteområdenes beredskapsplaner inngår som delplaner til overordnet beredskapsplan. I tillegg inngår fagplaner som dekker spesifikke fagområder.

Lovgrunnlag og definisjoner

Overordnet beredskapsplan er utarbeidet med bakgrunn i:

• LOV 25.06.2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) med tilhørende forskrift om kommunal beredskapsplikt.
• LOV 01.06.2018 om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven).
• LOV-2018-06-22 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 
• Overordnet ROS-analyse Asker kommune, vedtatt i kommunestyret 30.01.2024.
• Interne reglement i Asker kommune.

Begrepet beredskap er definert som planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte. Kommunen er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true liv og helse, miljø, kritiske samfunnsfunksjoner, materielle verdier og/eller kommunens troverdighet. En krise kan være en hendelse, større ulykke eller katastrofe som går ut over det omfang kommunen normalt er i stand til å håndtere.

Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er å redusere risiko for kriser og sørge for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte.

Samfunnssikkerhet kan beskrives som den evne samfunnet har til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike former for påkjenninger.

Samfunnssikkerhetsbegrepet brukes bredt og dekker sikkerhet innenfor hele spekteret av utfordringer, fra begrensede hendelser via større krisesituasjoner som representerer omfattende fare for liv, helse, miljø og materielle verdier, til sikkerhetsutfordringer som truer samfunnet.

Kommunens beredskapsplanverk

Kommunens plikt til å utarbeide en overordnet beredskapsplan er nedfelt i lov og skal beskrive hvordan beredskapen i kommunen er organisert ved uønskede hendelser som krever en overordnet innsats. Kommunens beredskapsplanverk er frittstående fra kommunens planstrategi. Den overordnede beredskapsplanen skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. I praksis vil det si at den overordnede beredskapsplanen skal gjøre rede for det øvrige beredskapsplanverket (delplaner, detaljplaner og fagplaner), og klargjøre hvordan den overordnede beredskapsplanen og det øvrige beredskapsplanverket utfyller hverandre.

Asker kommune deler planstrukturen for sin beredskapsorganisasjon inn i tre nivå:

1. Overordnet beredskapsplan og fagplaner for kommunens ledelse i sine planer.
2. Delplaner for kommunens tjenesteområder
3. Detaljplaner for kommunens virksomheter og avdelinger

Fagplaner er de hvor tematikken av hensiktsmessige grunner er samlet i egne planer.

Alle nivå har egne dokument som spesifiserer detaljene i planverket. De dokumentene som er faste i alle planer er varslingslister, tiltakskort samt roller, ansvar og fullmakter.

Overordnet beredskapsplan har i tillegg egne dokument som spesifiserer ressursoversikt og beredskapsavtaler med eksterne.

Nivå	Dokument	Ansvarlig
1	Overordnet beredskapsplan	Kommunestyret
2	Delplan Organisasjon, styring og velferd	Direktør Organisasjon, styring og velferd
3	Detaljplaner Organisasjon, styring og velferd	Virksomhetsledere i tjenesteområdet
2	Delplan Oppvekst	Direktør Oppvekst
3	Detaljplaner Oppvekst	Virksomhetsledere i tjenesteområdet
2	Delplan Velferd	Direktør Velferd
3	Detaljplaner Velferd	Virksomhetsledere i tjenesteområdet
2	Delplan Samfunnstjenester	Direktør Samfunnstjenester
3	Detaljplaner Samfunnstjenester	Virksomhetsledere i tjenesteområdet
2	Delplan Samfunnsutvikling	Direktør Samfunnsutvikling
3	Detaljplaner Samfunnsutvikling	Virksomhetsledere i tjenesteområdet
2	Delplan Medborgerskap	Direktør Medborgerskap
3	Detaljplaner Medborgerskap	Virksomhetsledere i tjenesteområdet
2	Fagplan helsemessig og sosial beredskap	Direktør Velferd
2	Fagplan evakuert- og pårørendesenter (EPS)	Beredskapssjef
2	Fagplan psykososialt kriseteam	Virksomhetsleder i tjenesteområdet
1	Fagplan atomberedskap	Beredskapssjef
3	Fagplan krisekommunikasjon	Kommunikasjonssjef
2	Fagplan pandemi	Kommuneoverlege

Prinsipper i beredskapsarbeidet

Asker kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er basert på prinsippene om likhet, nærhet, ansvar og samvirke. Hensikten med overordnet beredskapsplan er å kunne etablere en ledelse som raskt kan iverksette de tiltak som er nødvendige når en uønsket hendelse inntreffer som ikke kan håndteres av et tjenesteområde alene eller som berører to eller flere tjenesteområder i kommunen.

Ansvarsprinsippet

Den organisasjon som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området.

Likhetsprinsippet

Den organisasjon man opererer med under kriser, skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig.

Nærhetsprinsippet

Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå.

Samvirkeprinsippet

Myndigheter, virksomheter og etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

De proaktive prinsipper

Etterlevelse av de proaktive prinsippene som er beskrevet i tabellen nedenfor skal sikre at Asker kommune responderer så tidlig som mulig med tilstrekkelige ressurser i alle potensielle beredskapssituasjoner.

Sikker usikkerhets-prinsippet

Prinsippet innebærer at man alltid bør velge å varsle/mobilisere beredskapsorganisasjonen dersom man er usikker på om det er nødvendig. Det samme gjelder dersom det er usikkert om det er nødvendig å iverksette et tiltak som kan ha positiv effekt under en beredskapssituasjon. Tiltaket bør da iverksettes.

Moderat overreaksjons-prinsippet

Prinsippet innebærer at beredskapsorganisasjonen alltid og så tidlig som mulig bør forsøke å gjennomføre ressursmobilisering av et slikt omfang at det er tilgjengelig en overkapasitet på de viktigste ressursene.

Første informasjons-prinsippet

Prinsippet innebærer at Asker kommune i utgangspunktet alltid bør forsøke å være først ute med informasjon til media og andre interessenter om beredskapssituasjoner som rammer kommunen. Informasjonen skal alltid være så korrekt som mulig, selv om informasjonen kan gi kommunen negativ publisitet.

Tre nivåer for krisehåndtering

Krisehåndtering i kommunen følger, i tråd med likhetsprinsippet, linjene i organisasjonskartet. Alle avvik fra fastsatte linjer skal avtales med kriseleder på det høyeste nivå som er mobilisert for den gjeldende hendelsen.

• Nivå 0 Avdeling. Nivået er en uønsket hendelse som oppstår i den enkelte avdeling og håndteres av denne alene. Vil normalt oppleves som en del av ordinær drift.
• Nivå 1 Virksomhet. Nivået er en uønsket hendelse som oppstår som ikke kan håndteres av den enkelte avdeling alene, eller som rammer to eller flere avdelinger. Hendelsen kan håndteres med virksomhetens egne ressurser. Hele eller deler av virksomhetens ledelse bistår tjenestestedet eller virksomheten.
• Nivå 2 Tjenesteområde. Nivå 2 er en uønsket hendelse som ikke kan håndteres av en virksomhets ressurser alene eller som berører to eller flere virksomheter i direktørområdet. Hele eller deler av ledelsen bistår virksomheten(e).
• Nivå 3 Overordnet koordinering – kriseledelse og krisestab. Nivå 3 er en uønsket hendelse som ikke kan håndteres av et tjenesteområde alene eller som berører to eller flere tjenesteområder i kommunen. Hele eller deler av kommunens kriseledelse settes. Kriseledelse og krisestab skal koordinere informasjon, beslutninger og ressurser i kommunen, samt støtte tjenesteområdene og bidra til normalisering.

Nivå 0 og 1 – avdeling og virksomhet (taktisk nivå)

Virksomhetene forventes å håndtere uønskede hendelser innenfor eget ansvarsområde.

Mange uønskede hendelser oppstår i den den enkelte avdeling og håndteres av denne alene. Dette vil normalt oppleves som en del av ordinær drift.

Noen hendelser vil ikke kunne håndteres av den enkelte avdeling alene, men hendelsen kan håndteres med virksomhetens egne ressurser. Hele eller deler av virksomhetens ledelse bistår tjenestestedet eller virksomheten.

Virksomhetsleder er da ansvarlig for håndteringen (i noen virksomheter er det en vaktleder har virksomhetsleders myndighet). Virksomhetslederen kan, dersom hendelsens karakter tilsier det, delegere utførelsen til en avdeling underlagt virksomheten.

Den som er delegert myndighet, skal alltid varsle oppover i linjen om hendelsen. Det er virksomhetens ansvar å ivareta informasjonsbehov ut i egen organisasjon og oppover i linjen.

Virksomhetsleder skal vurdere virksomhetens evne til å håndtere den uønskede hendelsen og konsekvenser for liv og helse, miljø, og/eller verdier. Virksomhetsleder skal fortløpende vurdere behovet for, og eventuelt anmode om, at nivå 2 iverksettes. Dette nivå innebærer som hovedregel ikke en endring i allerede delegerte fullmakter og myndighet mellom nivåene. Ved beslutning om å heve krisehåndteringen til et høyere nivå, skal virksomheten fortsette sitt arbeid med den uønskede hendelsen innenfor sitt ansvarsområde (se også virksomhetenes planverk i kvalitetssystemet).

Virksomheten kan be om ressurs fra kommunikasjon, beredskap, helse mv. uten at kommunens kriseledelse er satt. Forespørsel om dette går i linjen eller via høyeste etablerte krisehåndteringsnivå.

Nivå 2 tjenesteområde (operativt nivå)

Tjenesteområdene er ansvarlig for koordinering av krisehåndteringen i sine underliggende virksomheter. Ved en uønsket hendelse i en underliggende virksomhet skal direktør for tjenesteområdet på forespørsel fra virksomheten, eller etter en egen vurdering, gripe inn.

Tjenesteområdene skal støtte underliggende virksomhet og lede håndteringen ved å bidra med ressurser, beslutte iverksettelse av tiltak og samordne iverksatte tiltak på tvers av berørte virksomheter i linjen. Tjenesteområdene skal fortløpende vurdere behovet for og eventuelt anmode om at nivå 3 settes.

Tjenesteområdene har ansvar for varsling og informasjon til underliggende virksomheter.

Direktørene (eller den som får delegert denne oppgaven) holder kommunedirektør, kommunikasjonssjef og beredskapssjef orientert om situasjonsbildet og status i henhold til avtalt frekvens.

Tjenesteområdene kan be om ressurs fra kommunikasjon, beredskap, velferd mv. uten at kommunens kriseledelse er satt. Forespørsel om dette går i linjen.

Nivå 3 overordnet koordinering (strategisk nivå)

Ved en alvorlig uønsket hendelse som ikke kan løses av tjenesteområdet selv, eller som rammer to eller flere tjenesteområder, skal strategisk nivå etableres. Hele eller deler av kommunens kriseledelse og krisestab settes.

Strategisk nivå ivaretar behovet for overordnet situasjonsbilde, koordinering av tiltak, prioritering av ressurser og langsiktig planlegging av kommunens innsats.

Enhver direktør skal sammen med sitt tjenesteområde ivareta behovet for oversikt over og koordinering av eget område og planlegging av områdets innsats i tråd med strategisk nivås beslutninger. Direktørene skal sikre at det er sammenheng mellom overordnede prioriteringer og iverksatte tiltak.

Virksomhetsledere (eller de som har fått delegert myndighet) skal koordinere virksomhetens tiltak og bidra i krisehåndteringen med alle tilgjengelige ressurser. Virksomhetene skal sikre at det er sammenheng mellom overordnede føringer, tjenesteområdets føringer og virksomhetens tiltak. Det rapporteres på dette fra virksomheten til tjenesteområdet, og fra tjenesteområdet til krisestab.

Selv om kommunen har satt stab og er i en krisehåndtering kan det være tjenesteområder og virksomheter som ikke er berørte av hendelsen. De fortsetter med sin normale drift og normale kommunikasjonslinjer. De må imidlertid være forberedt på å støtte krisehåndteringen selv om de ikke er direkte berørte.

Kommunens strategiske nivå består av en kriseledelse og en krisestab.

• Kriseledelsen er lik kommunedirektørens ledergruppe for å ivareta det formelle ansvaret. Kommunedirektøren er kriseleder, og medlemmene gir beslutningsstøtte til kriseleder. Kriseledelsen møtes ved behov for å orienteres og ta beslutninger. Ordfører deltar i kriseledelsen for å holde seg oppdatert på situasjonen og kunne utføre sine oppgaver ut mot media og beredskapsrådet. Kommunikasjon er også representert i kriseledelsen som i ledergruppen.
• Krisestaben støtter og avlaster kriseledelsen, og er kriseledelsens forlengede arm ut til administrasjonen. Den er satt sammen av fagpersoner som arbeider i skift for å sikre en døgnkontinuerlig drift. Krisestaben ledes av en stabssjef og har faste funksjoner som loggføring, kommuneoverlege, liaison, analyse, GIS og kommunikasjon. Krisestabens arbeid er nedfelt i egne vedlegg og døgnhjul.

Personer i kriseledelse og krisestab fremgår av vedlegg.

Direktørene skal til enhver tid ha utpekt en fast stedfortreder til kriseledelsen dersom han/hun er forhindret fra å stille. Stedfortreder skal ha skriftlig fullmakt som bekrefter at stedfortreder har full beslutningsmyndighet over tjenesteområdenes ansvarsområde. Denne fullmakten skal nedfelles i tjenesteområdenes egen beredskapsplan, og gjøres kjent for virksomhetene i sektoren. Ved ferie eller lengre fravær skal det oppnevnes ytterligere en stedfortreder (dette gjøres kjent for ansvarlig direktør og for beredskapssjef).

Fagpersoner fra kommunens virksomheter kan bli bedt om å støtte krisestaben ved behov, og alle virksomheter må være forberedt på å kunne avgi personell. Fagpersoner kan også gjennom krisestaben bli bedt om å bidra i møter i kriseledelsen.

Hendelser som gir kommunen særlige utfordringer

Kommunens helhetlige ROS-analyse 2024 har tatt for seg uønskede hendelser som kan skape store problemer for utførelsen av kommunens oppgaver.  Sammenstilling av analysene synliggjør at kommunen er mest sårbare for følgende hendelser:

• «digitalt angrep på kommunens tjenester»
• «terrorangrep på store menneskemengder»
• «bortfall av ekom og internett»
• «energiknapphet»
• «pandemi»
• «brudd på kraftdistribusjon»

Alle virksomheter skal ha en plan for håndtering av de uønskede hendelsene som kommunen er mest sårbare for (fra overordnet ROS-analyse), i tillegg til andre uønskede hendelser som er relevante for deres tjenesteområde. Planen skal oppdateres årlig. I praksis vil dette si at man skal ha gode tiltakskort til alle de seks mest krevende scenarioene i ROS-analysen, i tillegg til andre relevante hendelser for tjenesteområdet.

Lokal redningssentral (LRS)

Asker kommune er en del av Oslo Politidistrikt - og medlem av LRS sammen med Bærum og Oslo kommuner. Ved store kriser kan politimesteren i Oslo beslutte å sette LRS.

LRS består av en redningsledelse sammensatt av de viktigste samvirkepartnerne innen landredning (politi, helse, brann, forsvar, sivilforsvar, kystverket, frivillige, kirken), med politimesteren som leder. Medlemmene i redningsledelsen skal stille med de nødvendige fullmakter og være oppdatert innenfor sitt fagfelt med hensyn til hvilke ressurser som er tilgjengelige og som kan stilles til disposisjon.

Når redningsledelsen er innkalt under en hendelse, har de det overordnede ledelses- og koordineringsansvaret for søk- og redningsfasen på lokalt plan. Redningsledelsen skal særlig planlegge langsiktig for gjennomføring av hendelsen. Beredskapssjefen eller dennes stedfortreder representerer etter fullmakt fra kommunedirektøren Asker kommune i LRS.

Under hendelser følger fagansvaret for ressursene linjen i den enkelte etat/organisasjon. LRS sin hovedoppgave er å koordinere innsats fra disse ressursene.

Roller og ansvar, økonomi og hastevedtak mv 

Roller og ansvar

Kommunestyret, som kommunens øverste myndighet, trekker opp hovedlinjene for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap.

Kommunedirektøren er Asker kommunes øverste administrative leder. Dette gjelder også i krisesituasjoner. Kommunedirektøren har ansvaret for at det arbeides systematisk med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid, og for krisehåndtering i kommunens administrasjon.

Når det i denne planen er lagt oppgaver og fullmakter til kommunedirektøren, så er dette på vegne av kommunestyret. Dette innebærer at kommunestyret på et hvert tidspunkt selv kan utøve fullmakten, trekke den eller instruere om utøvelsen av fullmakten.

Direktørene har øverste ansvar som ledelse i egen linje ved en uønsket hendelse. Disse skal iverksette vedtatte tiltak, koordinere informasjon og ressurser oppover og nedover i linjen.

Tjenesteområdenes beredskapsplaner må ta høyde for at direktør, eller dennes stedfortreder, er avgitt til kriseledelsen. 

Kommunens organisering og fullmaktsnivå

Økonomi og hastevedtak

Ekstraordinære ressurser som må settes inn for å håndtere en krise, skal i utgangspunktet dekkes innenfor den berørte virksomhetens budsjett og i tråd med det til enhver tid gjeldende økonomireglement. Hvis innsatsen krever større omdisponeringer enn fullmaktene til virksomhetslederen tillater, må saken bringes inn for direktøren. Hvis innsatsen krever større omdisponeringer enn fullmaktene til direktøren tillater, må saken bringes inn for kriseledelsen.

Dersom kommunedirektør eller ordfører ikke kan fatte vedtaket innenfor rammene av sine budsjettfullmakter, må normalt kommunestyret behandle saken.

Ordfører har følgende fullmakt iht. vedtak i kommunestyret:

7.3 Delegering av myndighet til ordfører - hastesaker

Med hjemmel i kommuneloven § 11-8 første ledd vedtar kommunestyret: 

Ordfører gis myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle ha vært avgjort av formannskapet eller et hovedutvalg, når det er nødvendig å treffe vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle det organet som skulle ha avgjort saken.

Melding om vedtak truffet i medhold av denne bestemmelsen legges fram i det neste møtet i det organet som skulle ha avgjort saken.

Denne fullmakt kan være aktuell i krisesituasjoner slik som:

• skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø
• hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser
• gi bistand ved evakuering av personer fra utsatte områder
• gi bistand til innkvartering av evakuerte og/eller redningsmannskaper
• yte bistand i arbeid med å ta hånd om skadde og forulykkede personer
• gi omsorg til personer som har vært utsatt for påkjenninger – psykososial støtte og sorgarbeid
• etablere og sørge for forpleining og forsyningsstøtte
• sørge for sikring av helsemessig trygge næringsmidler – inkl. drikkevann
• sørge for akutt vern og sikring av kulturverdier

Kommunedirektøren har følgende fullmakter:

I krisesituasjoner har kommunedirektøren fullmakt til 

• å omdisponere kommunalt personell og materiell til påtrengende hjelpetiltak
• å omdisponere midler i budsjettet, og trekke tilbake delegerte midler 
• stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter (hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningsinnsats mv.) 
• pålegge overtids- og ekstraarbeid
• øvrig nødvendig kommunal myndighetsutøvelse, som situasjonen krever

Ved en uønsket hendelse kan beslutninger om iverksettelse av konsekvensreduserende tiltak være tidskritiske. Dersom situasjonen krever umiddelbare tiltak for å verne om liv og helse, miljø eller materielle og immaterielle verdier, og omstendighetene hindrer beslutninger på riktig nivå, må kriseledelsen, eventuelt virksomhetens ledelse, gjennomføre nødvendige tiltak. Riktig beslutningsnivå skal informeres om dette så raskt som mulig.

Rutiner for varsling, informasjonsdeling og rapportering

Varsling

Enhver ansatt som får kjennskap til en uønsket hendelse skal gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden (i henhold til virksomhetens beredskapsplan). Mindre hendelser forutsettes løst i daglig drift.

Alle virksomheter skal ha utarbeidet varslingslister som skal være tilgjengelige i kommunens kvalitetssystem, samt i papirversjon. Plassering av perm med beredskapsplan og varslingslister skal gjøres kjent for alle ansatte i virksomheten.

Ved potensielt større kriser skal beredskapssjef, direktør, kommunedirektør og kommunikasjonssjef varsles så hurtig som mulig.  Kommunedirektøren er ansvarlig for å varsle medlemmene i kriseledelsen dersom kriseledelsen skal aktiveres.

Kriseledelsen skal varsles også om man er i tvil om situasjonen defineres som en uønsket hendelse på nivå 3. Dette for å unngå tap av tid i den kritiske førstefasen. Varsling aktiviserer kompetanse som bistår innsatsen i førstelinjen.  Det vises til «sikker usikkerhets-prinsippet». Prinsippet innebærer at man alltid bør velge å varsle/mobilisere beredskapsorganisasjonen dersom man er usikker på om det er nødvendig. Det samme gjelder dersom det er usikkert om det er nødvendig å iverksette et tiltak som kan ha positiv effekt under en beredskapssituasjon. Tiltaket bør da iverksettes.

Deling av informasjon, rapportering og kommunikasjon internt

Informasjon om situasjonen og status for krisehåndteringen skal deles mellom alle involverte virksomheter og i linjen. Delt informasjon skal bidra til felles situasjonsforståelse. Alle virksomheter har et selvstendig ansvar for å dele korrekt informasjon og rette opp misforståelser.

Hver virksomhet skal ha rutiner for deling av informasjon i sin beredskapsplan, både innen egen virksomhet, eventuelt til andre involverte virksomheter og til direktør.

Frekvens for informasjonsdeling og hvem som skal være mottakere blir bestemt for hver hendelse. En første statusrapport bør deles så raskt som mulig. I den første statusrapporteringen skal det informeres om hvordan informasjon vil bli delt i det videre i saken.

For å kunne sammenstille et helhetlig bilde av situasjonen i kommunen vil krisestaben tidlig sende ut en anmodning om statusrapportering til tjenesteområdene. Tjenesteområdene og virksomhetene må være forberedt på å dele informasjon om situasjonen, egne iverksatte og planlagte tiltak, tilgjengelige ressurser til å bistå andre og eget behov for bistand eller overordnede beslutninger.

All informasjon som deles skal være korrekt og kvalitetssikret. Det er ønskelig at det oppgis kilde for informasjonen. Dersom det er behov for å dele informasjon som ikke kan verifiseres så skal det framgå tydelig at informasjonen er basert på usikre kilder eller antakelser.

Alle rapporter, som ikke er gradert etter sikkerhetsloven, vil bli delt internt og eksternt via krisestøtteverktøyet Rayvn og ved e-post.

Under håndteringen av en Nivå 3 hendelse er det ofte krav til rapportering fra Asker kommune til statsforvalter, Oslo politidistrikt og andre samarbeidende beredskapsaktører.  Kriseledelsen godkjenner situasjonsrapporter og krisestaben deler de med eksterne aktører på vegne av Asker kommune.

Kommunikasjon ved bortfall av mobilnett

Så lenge elektronisk kommunikasjon og mobilnett virker vil man bruke dette. Om dette faller bort disponerer kommunen satellitt telefoner og nødnett.

Det er laget et eget sambandsreglement for kommunens bruk av nødnett som skal bidra til en effektiv og ensartet sambandstjeneste i egen organisasjon og i samhandling med andre brukere av nødnett. Reglementet viser også hvilke talegrupper som skal brukes internt og eksternt.

Gradert informasjon

Nøkkelpersonell i kommunens beredskapsorganisasjon skal inneha nødvendig klarering og autorisering for å håndtere gradert informasjon.

En klarering er en nasjonal godkjennelse for å få tilgang til gradert informasjon og adgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur som krever det.

En autorisasjon er en godkjennelse fra virksomheten for å få tilgang til gradert informasjon og adgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur. Autorisasjon er med andre ord en avgjørelse om at en person etter forutgående sikkerhetsklarering (unntatt informasjon gradert BEGRENSET), bedømt etter kunnskap om sikkerhetsbestemmelser, tjenstlig behov samt avlagt skriftlig taushetserklæring, faktisk kan gis tilgang til informasjon med angitt sikkerhetsgrad (virksomhetssikkerhetsforskriften § 67).

Det er unntaksvis mulighet til å tildele personer nødautorisasjon dersom situasjonen tilsier at det ikke er mulig å sikkerhetsklarere på forhånd.

Kommunens sikkerhetsleder leder arbeidet etter egen instruks for forebyggende sikkerhetstjeneste.

Beordring og anmodning om støtte internt

Alle virksomheter skal i første omgang benytte virksomhetens egne ressurser for å håndtere en uønsket hendelse.

Dersom virksomhetens egne ressurser ikke er tilstrekkelige, skal det anmodes om støtte fra tjenesteområdet som koordinerer anmodningene.

Koordinering mot evakuerte- og pårørendesenter (EPS)

I forbindelse med uønskede hendelser som rammer befolkningen, har politiet og kommunen et felles ansvar for at de involverte og deres pårørende blir godt ivaretatt.

Politiet eller kommunedirektøren beslutter etablering av et evakuert- og pårørendesenter (EPS). Kommunen har ansvaret for å opprette og drifte EPS.

• Det er inngått avtaler med Thon Hotell Oslofjord og Thon Hotell Vettre om etablering av EPS.
• Asker kommune har også utstyr for etablering av EPS på tilhenger.

Et EPS vil i en tidlig fase være et sted der involverte og pårørende kan få informasjon, psykososial førstehjelp og samtaler.

EPS ledes av en definert gruppe ledere i kommunen, og samvirker med politi/nødetater og kommunens strategiske nivå. Det er utarbeidet egen beredskapsplan for EPS. Avtale om roller og ansvarsdeling mellom kommunen og politiet foreligger. Håndteringen reguleres gjennom tiltakskort.

Dersom lokalene for evakuerte- og pårørendesenter ødelegges eller av andre grunner ikke kan benyttes, vil evakuering skje til annet sted.

Samhandling med eksterne aktører

Anmodning om støtte fra eksterne (ikke-kommunale) ressurser

Ved behov for støtte fra eksterne (ikke kommunale) statlige, private eller frivillige aktører skal dette koordineres via beredskapssjef, eller via krisestaben dersom denne er satt. Dette gjelder ikke virksomhetenes behov for bistand fra nødetatene ved en nivå 1 hendelse, eller ved bistand fra samarbeidspartnere som virksomheten eller sektoren allerede har etablerte rutiner for å samvirke med i sitt eget planverk eller daglige virke.

Beredskapssjef (eller krisestab dersom denne er satt) er kommunens kontaktpunkt for bistand fra:

• Statsforvalter 
• Frivillige organisasjoner som Asker kommune har beredskapsavtaler med 
• Heimevernet
• Sivilforsvaret, utover brann- og redningsetatens samarbeidsrutiner 
• Politiet, utover den akutte innsatsen. 

På overordnet nivå har kommunen samarbeidsavtaler / beredskaps avtaler med Kirken, Røde Kors og Norske Kvinners Sanitetsforening.  I tillegg har enkelte virksomheter egne avtaler innen sitt fagfelt.

Asker kommune og statsforvalter

Det primære ansvaret til statsforvalter under uønskede hendelser er å formidle informasjon, yte bistand ved behov og fungere som bindeledd mellom sentrale og lokale myndigheter. Ved store regionale kriser der lokale eller regionale myndigheter trenger bistand, har statsforvalter anledning til å samordne krisehåndteringen på regionalt nivå.

Ved regional samordning vil fylkesberedskapsrådet, bestående av representanter fra private og offentlige virksomheter med beredskapsansvar eller sentrale ressurser i fylket, settes.

Statsforvalter beslutter hvordan kommunikasjon og rapportering skal skje mellom kommunen og statsforvalter.

Statsforvalter rapporterer til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Rapporten utarbeides på bakgrunn av rapporter fra kommunen.

Ved en uønsket hendelse vil kommunedirektøren eller beredskapssjefen vurdere behovet for å varsle statsforvalter. Er hendelsen av en slik art at den truer liv, helse, miljø eller kan medføre store verdimessige ødeleggelser, skal statsforvalter varsles.

Beredskapssjef (eller krisestab dersom denne er satt) er ansvarlig for varsling, rapportering og anmodning opp mot Statsforvalter.

Krisekommunikasjon

Kommunen plikter i henhold til § 4 Lov 25.09.1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Kommunen plikter i henhold til sivilbeskyttelsesloven § 15 å ha en plan for informasjon til befolkningen og media.

Hovedmålet for kommunens kommunikasjon er: «Asker kommune opptrer som én aktør og kommuniserer helhetlig og åpent med omverdenen». Dette gjelder også under uønskede hendelser.

Målet for kommunikasjon i krisetider er:

• Vi opptrer samlet, koordinert, tydelig og faktabasert.
• Vi bidrar til at innbyggere, tjenestemottakere, foresatte og pårørende får relevant informasjon.
• Vi bidrar til å trygge befolkningen i lokalsamfunnet når nødvendig. 
• Vi bidrar til at ansatte, tillitsvalgte og folkevalgte er informerte om situasjonen, tiltak og krisehåndteringen.
• Vi videreformidler eventuelle tiltak og budskap fra nødetatene, nasjonale og regionale myndigheter når det er nødvendig.

Kommunikasjon er et lederansvar i Asker kommune. Dette gjelder også under uønskede hendelser. Alle kommunens virksomheter har et selvstendig ansvar for krisekommunikasjon, internt i egen virksomhet og eksternt, uavhengig av nivå for krisehåndtering.

Virksomheten kan be om ressurs fra kommunikasjon, beredskap, helse mv. uten at kommunens kriseledelse og krisestab er satt. Forespørsel om dette går i linjen eller via høyeste etablerte krisehåndteringsnivå.

Asker kommune har en egen operativ plan for krisekommunikasjon som ligger tilgjengelig i kvalitetssystemet.

Alle kommunens ledere og kommunikasjonsmedarbeidere plikter å kjenne til innholdet i overordnet beredskapsplan og operativ plan for krisekommunikasjon.

Ved etablering av hele, eller deler, av kriseledelse og krisestab vil kommunikasjonsseksjonen ha ansvaret for koordinering av all overordnet kommunikasjon fra kommunen.

Ordfører er kommunens hovedtalsperson under uønskede hendelser. 

Ved uønskede hendelser har politiet, med øvrige nødetater, ansvaret for å lede og koordinere mediearbeidet overfor berørte og publikum, særlig i akuttfasen. For å sikre effektive kommunikasjonslinjer mellom kommunens- og politiets kommunikasjonsstaber, kan kommunikasjonsseksjonen stille med liaison (eventuelt kan KOSS kan ha funksjonen) i politiets kommunikasjonsstab. 

Kommunikasjonsseksjonen samarbeider i tillegg med relevante statlige myndigheter som er involvert i kommunikasjonsarbeidet. 

Befolkningsvarsling

Kriseledelsen kan på eget initiativ, eller i samråd med politiet, beslutte å varsle kommunens befolkning.

Varsling iverksettes ved en uønsket hendelse eller i forebyggende øyemed der det er behov for å meddele befolkningen konkret informasjon.

Virksomhetene har ansvar for særtilpasset informasjon rettet mot egen befolkning/besøkende og brukere av kommunale tjenester om hvordan de skal handle etter beslutning om befolkningsvarsling. Dette skal skje i samråd med kommunikasjonsseksjonen.

Befolkningsvarsling skjer via: 

• kommunens internettside 
• sosiale medier
• media (pressekonferanse, pressemelding) 
• bruk av sivilforsvarets tyfoner, via statsforvalter 
• NRK radio
• mobilvarsling

I tillegg har politiet mulighet til å sende ut befolkningsvarsling ved fare for liv og helse. 

Demobilisering og normalisering

Etter en uønsket hendelse skal krisehåndteringen avvikles. Man skal gradvis gå over til normal drift og hendelsen skal evalueres. 

Demobilisering innebærer en beslutning om at beredskapsorganisasjonen skal opphøre. Normalisering omfatter at oppgaver knyttet til hendelsen blir overført linjeorganisasjonen for videre arbeid etter at beredskapsorganisasjonen er demobilisert.​​ 

Det er den som har ledet arbeidet med den uønskede hendelsen som beslutter demobilisering i samråd med overordnet leder.​

Kriterier for iverksetting av demobilisering er: 

• behovet for tiltak ligger innenfor det normal drift kan håndtere, eller 
• behov for beredskapstiltak har opphørt, eller 
• andre beredskapsinstanser har tatt over ansvaret for aksjonen 

Demobilisering omfatter følgende aktiviteter: 

1. Fastsetting av tidspunkt for når beredskapsorganisasjonen skal opphøre. 
2. Felles de-brief og beslutning om demobilisering. 
3. Tildeling av demobiliseringsoppgaver, herunder: 
   • kvalitetskontroll av beredskapsutstyr 
   • eventuell avsluttende pressemelding 
   • innhenting av dokumenter (logg-ark, foto/video, utskrift fra telefoner, bilag mv) 
   • sluttdokumentasjon 
4. Vurdere behov for ekstern assistanse/bistand (etterkantundersøkelser). 

Normalisering omfatter følgende aktiviteter: 

• regnskapsarbeid 
• etterkantundersøkelser 
• evaluering
• revisjon av beredskapsplanverk 

Evaluering

I etterkant av uønskede hendelser skal kommunen sammen med eventuelle samvirkeaktører kunne lære av erfaringene gjennom å evaluere sin krisehåndtering. Dette skjer normalt i form av interne evalueringer, men kan også være eksterne undersøkelser. ​ Det er viktig at alle som har en rolle i håndteringen belyser gjennomføringen fra sitt ståsted.​ 

Som et minimum kan man søke svar på spørsmål som: 

• Hva har skjedd? 
• Hvorfor skjedde det? 
• Hvem var involvert? 
• Hvem ble varslet? 
• Hva gjorde vi? 
• Hva fungerte? 
• Hva fungerte ikke? 
• Hvor lang tid brukte vi? 

Evalueringen gir grunnlag for eventuelt nødvendige endringer i risiko­ og sårbarhetsanalyser og beredskapsplaner. 

Arkivering og versjonshistorikk

Beredskapsplaner og tilhørende planverk skal lagres i kvalitetssystemet og linkes opp i krisestøtteverktøyet Rayvn.

Administrativ del av kommunens overordnede beredskapsplan er offentlig tilgjengelig. Tiltakskort og andre vedlegg er ikke offentlig tilgjengelig.

Inn- og utgående post vedrørende beredskapssituasjoner arkiveres i kommunens ordinære postsystem, eventuelt med begrensinger for innsyn som følge av gjeldende lovverk. Det er utarbeidet egen rutine for arkivering i beredskapsarbeidet. 

Versjonshistorikk

Her legges inn kronologisk oversikt over endringer og oppdateringer som gjøres i planen.